Coordinateur(trice) Front Office & Administration – People Services

À propos du poste

L'organisation recherche un(e) Front Office & Administration Coordinator – People Services pour renforcer son équipe administrative. La fonction s'inscrit dans une organisation de deux postes complémentaires : avec le collègue en charge du Workplace & Facilities, elle assure la continuité de l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise. Elle est le point de contact pour les visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, et apporte un soutien administratif aux ressources humaines, à la communication interne et à la vie des collaborateurs.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
• Préparer les dossiers administratifs liés aux nouvelles embauches et participer à l'accueil et à l'onboarding des nouveaux collaborateurs
• Organiser les formations, envoyer les convocations et assurer leur suivi administratif
• Préparer et gérer les certificats, badges et documents internes
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers
• Participer à la communication interne : intranet, actualités, affichage et sessions d'information
• Soutenir l'organisation de réunions, formations et événements internes, et gérer les réservations et les fournitures de bureau
• Apporter un soutien ponctuel aux équipes et aux services

Profil recherché

• Diplôme de fin d'études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente
• Première expérience dans l'accueil, le secrétariat, l'assistanat administratif ou le support RH (constitue un atout)
• Excellente maîtrise du luxembourgeois, du français et de l'allemand, à l'oral comme à l'écrit
• Qualités relationnelles, sens de l'accueil, organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités
• Polyvalence, discrétion, fiabilité et esprit de service

Compétences requises

• Bonne maîtrise de Microsoft Office

Ce que nous offrons

• Une fonction centrale et variée, exercée en collaboration avec le collègue Workplace & Facilities
• Un environnement de travail dynamique, innovant et ouvert, dans une culture conviviale et familiale
• Formation adaptée à la fonction et perspectives de développement
• Package salarial attractif