Responsable du Secrétariat de Direction

À propos du poste

Le CJF recherche un(e) Responsable du Secrétariat de Direction pour piloter le service de secrétariat du siège de Howald. Vous assurerez la coordination et la qualité du soutien administratif à la direction.

Missions principales

• Encadrer, accompagner et coordonner l’équipe du secrétariat, en garantissant rigueur, confidentialité et qualité.
• Assister la direction dans la gestion quotidienne : planification des agendas, préparation des dossiers et suivi des priorités.
• Organiser les réunions : convocations, ordres du jour, comptes rendus et diffusion des documents.
• Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes pour une communication fluide.
• Superviser la gestion des courriers, e‑mails et documents : réception, traitement, diffusion, classement et archivage.
• Garantir la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents, courriers et rapports.
• Analyser et optimiser en continu les procédures du secrétariat pour renforcer l’efficience.
• Proposer l’évolution des outils et pratiques administratives, en intégrant les nouvelles technologies.
• Contribuer à un climat de travail collaboratif, professionnel et orienté solutions.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
• Formation en secrétariat.
• Minimum 10 ans d’expérience en secrétariat de direction.
• Expérience significative d’au moins 5 ans en responsabilité (atout).
• Maîtrise parfaite du français.

Compétences requises

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (ex. suite Microsoft Office).
• Capacité à gérer des flux documentaires et des archives.
• Compétences en organisation d’évènements et de réunions.