Responsable du Secrétariat de Direction

À propos du poste

Le CJF Luxembourg recherche un(e) Responsable du Secrétariat de Direction pour piloter le service de secrétariat au siège de Howald. Vous assurerez la coordination et l’efficacité du soutien administratif à la direction.

Missions principales

• Encadrer, accompagner et coordonner une équipe de 3 secrétaires de direction.
• Assister la direction dans la gestion quotidienne : planification des agendas, préparation des dossiers, suivi des priorités.
• Organiser les réunions (convocations, ordres du jour, comptes‑rendus, diffusion des documents).
• Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes.
• Superviser la gestion du courrier, des e‑mails et des documents (réception, traitement, classement, archivage).
• Garantir la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents produits.
• Analyser et optimiser les procédures du secrétariat pour renforcer l’efficience.
• Proposer l’évolution des outils et pratiques administratives, incluant les nouvelles technologies.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
• Formation en secrétariat avec au moins 10 ans d’expérience dans le secrétariat de direction.
• Expérience significative d’au moins 5 ans à un poste de responsabilité (atout).
• Maîtrise parfaite du français et du luxembourgeois.

Compétences requises

Ce que nous offrons

• Environnement de travail collaboratif et bienveillant.
• Possibilité d’influencer les pratiques administratives avec des outils numériques.