Responsable du Secrétariat de Direction

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Responsable du Secrétariat de Direction pour piloter une équipe de trois secrétaires au siège de CJF à Luxembourg‑Howald. Vous assurerez la coordination, la structuration et l’efficacité du soutien administratif à la direction.

Missions principales

• Encadrer, accompagner et coordonner l’équipe du secrétariat en garantissant rigueur, confidentialité et qualité.
• Assister la direction dans la gestion quotidienne : planification des agendas, préparation des dossiers et suivi des priorités.
• Organiser les réunions : convocations, ordres du jour, comptes rendus et diffusion des documents.
• Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes pour une communication fluide.
• Superviser la gestion des courriers, e‑mails et documents : réception, traitement, diffusion, classement et archivage.
• Garantir la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents, courriers et rapports.
• Analyser et optimiser en continu les procédures du secrétariat pour renforcer l’efficience.
• Proposer l’évolution des outils et pratiques administratives en intégrant les nouvelles technologies.
• Contribuer à un climat de travail collaboratif, professionnel et orienté solutions.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires ou formation équivalente.
• Formation en secrétariat.
• Minimum 10 ans d’expérience dans le secrétariat de direction.
• Expérience significative (au moins 5 ans) à un poste de responsable, atout.
• Maîtrise parfaite du français.

Compétences requises