Responsable du secrétariat de direction (CDI, 40h)

À propos du poste

Le CJF Luxembourg recherche un(e) Responsable du secrétariat de direction pour piloter une équipe de trois secrétaires au siège de Howald. Vous assurerez la coordination et la qualité du soutien administratif à la direction dans un environnement engagé pour l’enfance, la jeunesse et la famille.

Missions principales

• Encadrer, accompagner et coordonner l’équipe du secrétariat en garantissant rigueur, confidentialité et qualité.
• Assister la direction : planification des agendas, préparation des dossiers, suivi des priorités.
• Organiser les réunions (convocations, ordres du jour, comptes‑rendus) et diffuser les documents.
• Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes.
• Superviser la gestion du courrier, des e‑mails et des documents (réception, traitement, classement, archivage).
• Garantir la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents produits.
• Analyser et optimiser les procédures du secrétariat pour améliorer l’efficience.
• Proposer l’évolution des outils et pratiques administratives en intégrant les nouvelles technologies.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
• Formation en secrétariat avec au moins 10 ans d’expérience dans le secrétariat de direction.
• Expérience significative (minimum 5 ans) en tant que responsable constitue un atout.
• Maîtrise parfaite du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences requises

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion d’équipe.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des solutions numériques.

Ce que nous offrons

• Contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein (40 h/semaine).
• Environnement de travail bienveillant et engagé.
• Possibilités de formation continue et d’évolution professionnelle.