Office Manager (Français & Anglais C1) – Capellen

À propos du poste

Rejoignez une société financière en pleine croissance à Capellen. En tant qu’Office Manager, vous serez le pivot administratif assurant le bon fonctionnement quotidien des bureaux et le soutien aux équipes.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, gérer les appels entrants et organiser les réunions.
• Assurer la gestion du courrier, des colis, des envois DHL et des coursiers.
• Classer, archiver, numériser et suivre la documentation administrative.
• Participer aux formalités (apostilles, légalisations, certificats LuxTrust) et soutenir les démarches AML/KYC.
• Mettre à jour les bases de données et assurer le suivi administratif des dossiers.
• Gérer les fournitures, les prestataires et contribuer à l’amélioration continue des procédures.

Profil recherché

• Minimum 2 ans d’expérience en tant qu’Office Manager, assistant administratif ou secrétariat.
• Rigueur, sens du détail et discrétion.
• Capacité à organiser, anticiper et gérer plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise du français et anglais C1, avec prise d’appels téléphoniques en anglais.

Compétences requises

• Gestion documentaire (classement, archivage, numérisation).
• Utilisation des services de messagerie et de coursiers.
• Connaissance des formalités administratives (apostilles, légalisations).
• Support aux processus AML/KYC.

Ce que nous offrons

• Environnement de travail convivial au sein d’une équipe de 15 collaborateurs.
• Bureaux modernes avec parking gratuit.
• Contrat CDI à temps plein, horaires 9h‑18h.
• Rémunération jusqu’à 4000 € brut annuel, chèques repas de 15 €.