Mitarbeiter Office Management / Sekretariat (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Fachkraft für das Office Management und Sekretariat, die den täglichen Bürobetrieb eigenverantwortlich organisiert und unsere Kanzlei als erste Anlaufstelle für Mandanten repräsentiert. Die Tätigkeit ist sowohl vor Ort als auch im Homeoffice möglich.

Hauptaufgaben

• Selbstständige Organisation und Optimierung des täglichen Bürobetriebs
• Verwaltung und Weiterentwicklung des Dokumenten‑ und Ablagesystems (DMS)
• Steuerung der internen und externen Kommunikation (E‑Mail, Telefon, Mandantenportale)
• Empfang und Betreuung von Mandanten vor Ort und digital
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Meetings
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Prozesse und Arbeitsabläufe
• Administrative Unterstützung der Kanzleileitung und Fachbereiche
• Mitwirkung bei der Einhaltung regulatorischer Vorgaben, insbesondere Geldwäscheprävention und Compliance

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer Steuerkanzlei
• Interesse an Prozessoptimierung und Automatisierung
• Hohe Serviceorientierung und Freude am Kundenkontakt
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit DATEV
• Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• Gute Englischkenntnisse (Französisch von Vorteil)

Was wir bieten

• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld in einer wachsenden internationalen Steuerberatungskanzlei
• Attraktive Vergütung mit finanziellen Benefits (z. B. Chèques repas, Mobilitätsprämie)
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten, Homeoffice‑Option
• Umfangreiches Onboarding und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Karriereperspektiven bis hin zur Partnerbeteiligung
• Gute Verkehrsanbindung und regelmäßige Team‑Events