Coordinateur·rice Front Office & Administration – Services aux personnes

À propos du poste

Nous recherchons un·e Front Office & Administration Coordinator – People Services pour renforcer notre équipe administrative. Vous serez le premier point de contact des visiteurs, clients et collaborateurs et apporterez un soutien quotidien aux services RH et à la communication interne.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et la réception du courrier, colis et livraisons.
• Préparer les dossiers administratifs liés aux nouvelles embauches et participer à l’onboarding des collaborateurs.
• Organiser les formations, envoyer les convocations et assurer le suivi administratif.
• Gérer les certificats, badges, documents internes ainsi que le classement et l’archivage des dossiers.
• Soutenir la communication interne (intranet, actualités, affichage) et l’organisation de réunions, événements et sessions d’information.
• Assurer les réservations, la gestion des fournitures de bureau et apporter un support ponctuel aux différentes équipes.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente.
• Première expérience dans l’accueil, le secrétariat, l’assistanat administratif ou le support RH.
• Excellente maîtrise du luxembourgeois, du français et de l’allemand, à l’oral comme à l’écrit.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office.
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil, organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Intérêt pour les ressources humaines, la communication interne et l’expérience collaborateur.

Compétences requises

• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à gérer les flux de communication téléphonique et physique.
• Compétences en organisation d’événements et de formations.
• Gestion documentaire : classement, archivage et mise à jour des dossiers.

Ce que nous offrons

• Fonction centrale et variée au sein d’une entreprise dynamique et innovante.
• Collaboration étroite avec le coordinateur Front Office & Administration – Workplace & Facilities.
• Environnement de travail convivial, ambiance familiale et culture d’entreprise ouverte.
• Formation adaptée, perspectives de développement et autonomie dans la prise d’initiative.
• Package salarial attractif.