Associate – Corporate Secretary

À propos du poste

Notre client, société de gestion de premier plan dans l’industrie de la gestion d’actifs, recherche un·e Associate – Corporate Secretary pour rejoindre son équipe dynamique et gérer un portefeuille complexe d’entités clientes, en assurant la conformité réglementaire et le support aux processus de gouvernance.

Missions principales

• Gérer un portefeuille de clients en assurant une relation client unique.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers clients et les registres statutaires conformément aux exigences réglementaires et internes.
• Effectuer les dépôts réglementaires, les mises à jour du registre RBE, les dépôts au RCS, l’exécution et la conservation des documents, ainsi que les processus de légalisation.
• Participer aux événements du cycle de vie des sociétés (constitutions, liquidations, AGO, AGE, changements d’administrateurs, modification du siège, ajustement du capital).
• Rédiger, finaliser et gérer les résolutions et toute documentation corporate.
• Assurer le support des conseils d’administration : organisation des réunions, coordination, préparation et diffusion des documents, rédaction des procès‑verbaux et suivi post‑réunion.
• Suivre les outils de gestion des tâches, prioriser la charge de travail et remonter les conflits ou retards.
• Interagir de manière professionnelle et autonome avec les prestataires de services et les client·e·s.
• Participer aux projets d’équipe, contribuer à l’amélioration des processus et soutenir les collègues.
• Tenir à jour les registres des sociétés et veiller au respect des politiques internes et des procédures propres à chaque juridiction.

Profil recherché

• Minimum 2 ans d’expérience dans une fonction de corporate secretary.
• Diplôme en commerce, droit ou expérience équivalente en services de secrétariat juridique.
• Bonne connaissance de la réglementation luxembourgeoise en matière de sociétés et de fonds.
• Excellentes capacités d’organisation, sens de l’initiative et souci du détail.
• Capacité à travailler de manière autonome sous pression et à respecter des délais stricts.
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral.
• Bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Permis de travail valide au Luxembourg requis.

Compétences requises

• Connaissance de la réglementation luxembourgeoise des sociétés et fonds.
• Anglais (écrit et oral).
• MS Office : Word, Excel, Outlook, Teams.