Assistant administratif - Renewable Energies

À propos du poste

Vous assurerez le bon fonctionnement administratif du département Renewable Energies à Esch-sur-Alzette, en soutenant l’équipe au quotidien pour garantir une organisation fluide, structurée et orientée qualité.

Missions principales

• Gestion administrative quotidienne du département : tenue et classement de dossiers (physiques et digitaux), gestion d’agendas, organisation des déplacements, préparation et suivi des réunions, respect des échéances, commande et gestion du matériel.
• Suivi administratif et financier courant : traitement et suivi des factures, notes de frais.
• Mise à jour proactive des informations du département (contacts, bases de données internes, tableaux de suivi).
• Gestion des demandes d’achat et suivi de la facturation dans SAP, en veillant à l’exactitude des données et au respect des procédures internes.
• Coordination de l’onboarding administratif des nouveaux collaborateurs (préparation des dossiers, accès, matériel, accueil pratique) en lien avec les services support.
• Préparation, coordination et suivi des réunions : convocations, ordre du jour, documents, comptes rendus, suivi des actions.
• Classement, archivage et structuration des documents du département conformément aux procédures, y compris dans les outils digitaux de partage.
• Contribution à la digitalisation et à l’optimisation des processus du département, identification d’axes d’amélioration.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires dans le domaine administratif et commercial ou équivalent.
• Première expérience dans une fonction administrative similaire.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et digitaux.
• Organisation, rigueur, sens du détail, capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle et à établir des priorités.
• Esprit d’équipe, proactivité et flexibilité.
• Maîtrise du français, de l’anglais et de l’allemand ; la connaissance du luxembourgeois est un atout.

Compétences requises

• Gestion de dossiers physiques et numériques.
• Utilisation d’outils bureautiques (ex. Microsoft Office).
• Utilisation du logiciel SAP pour les achats et la facturation.
• Organisation d’évènements et de réunions.
• Suivi administratif et financier (factures, notes de frais).

Ce que nous offrons

• Travail au sein d’un groupe engagé dans la transition énergétique.
• Stabilité d’emploi et possibilités d’évolution interne.
• Culture d’entreprise positive avec des valeurs fortes.
• Salaire compétitif avec évolution annuelle, 13ᵉ mois et bonus.
• Plan de formation adapté, assurance santé complémentaire, plan pension, 34 jours de congé, parking privé, restaurant d’entreprise.