Office Manager bilingue (FR/EN) – Capellen

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Office Manager bilingue français‑anglais (niveau C1) pour rejoindre une société financière de 15 collaborateurs située à Capellen, Luxembourg. Vous serez le pivot administratif de l’entreprise, garantissant le bon fonctionnement quotidien des bureaux et le soutien aux équipes.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, gérer les appels entrants et assurer la réception du courrier, des colis et des envois DHL.
• Organiser les réunions, préparer les salles, coordonner les agendas et gérer les fournitures de bureau.
• Assurer la gestion documentaire : classement, archivage, numérisation et suivi administratif.
• Participer aux formalités administratives (apostilles, légalisations, certificats LuxTrust) et aux démarches AML/KYC.
• Mettre à jour les bases de données et suivre les dossiers administratifs.
• Collaborer avec les prestataires et contribuer à l’amélioration continue des procédures.

Profil recherché

• Minimum 2 ans d’expérience réussie en tant qu’Office Manager, assistant administratif ou secrétariat.
• Excellente maîtrise du français et anglais (niveau C1).
• Rigueur, sens du détail, discrétion et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Goût pour le travail en équipe au sein d’une petite structure où chaque contribution compte.

Compétences requises

• Gestion documentaire et archivage.
• Utilisation d’outils de messagerie et de planification d’agendas.
• Connaissance des procédures AML/KYC et des certificats LuxTrust.

Ce que nous offrons

• Contrat à durée indéterminée à temps plein, horaires de 9 h à 18 h.
• Bureaux modernes à Capellen avec parking gratuit.
• Environnement convivial et proximité avec la direction.
• Rémunération jusqu’à 4 000 € brut annuel, chèques‑repas de 15 €.