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Description du poste
BTG Pactual Europe S.A., filiale du groupe bancaire d’envergure internationale BTG Pactual, recherche un(e) Réceptionniste – Assistant(e) de Direction pour son bureau de Luxembourg. Vous serez le premier point de contact du siège européen, garantissant une expérience d’accueil irréprochable pour les collaborateurs, les visiteurs et les partenaires. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du Comité exécutif et assurerez la coordination de nombreuses missions administratives et opérationnelles transversales.
**Missions principales**
- **Gestion de la réception** : accueil physique et téléphonique des visiteurs, filtrage des appels, orientation des interlocuteurs, gestion du standard téléphonique multilingue (français, anglais, portugais).
- **Hospitalité et logistique** : organisation des réservations de salles de réunion, mise en place du matériel (projecteurs, visioconférence), préparation des rafraîchissements, accueil des clients et partenaires avec professionnalisme.
- **Gestion du courrier et des livraisons** : réception, tri, distribution du courrier interne et externe, suivi des envois recommandés, coordination avec les services postaux et les transporteurs.
- **Administration des installations** : suivi des contrats de maintenance, coordination avec le gestionnaire immobilier et les prestataires externes (nettoyage, sécurité, services techniques), gestion des stocks de fournitures de bureau et réapprovisionnement.
- **Support opérationnel aux équipes** : préparation de courriers et de documents administratifs, numérisation et archivage électronique des dossiers clients, assistance aux processus de reporting et de suivi des KPI du Comité exécutif.
- **Gestion de bases de données contractuelles** : mise à jour de la base de données des contrats fournisseurs, suivi des échéances, alerte sur les renouvellements et les actions à mener.
- **Projets transversaux** : participation à des projets d’amélioration des processus internes, contribution à l’organisation d’événements internes (séminaires, ateliers) et à la mise en place d’initiatives de bien‑être au travail.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience réussie dans un poste similaire au sein d’un environnement international ou bancaire.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance du portugais est un atout.
- Sens aigu du service, discrétion et intégrité irréprochables.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à travailler sous pression et à respecter des délais stricts.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, Teams) et des systèmes de gestion de courrier électronique.
- Esprit d’initiative, proactivité et capacité à anticiper les besoins du Comité exécutif.
- Bonne présentation, aisance relationnelle et sens du relationnel développé.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) au sein d’une institution financière de renom.
- Un environnement de travail dynamique, multiculturel et stimulant à Luxembourg, hub financier européen.
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, transport).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein du groupe BTG Pactual.
- Un cadre de travail moderne, des espaces collaboratifs et des outils technologiques de pointe.
Rejoignez BTG Pactual Europe S.A. et contribuez à l’excellence opérationnelle de notre équipe dirigeante tout en développant vos compétences dans un contexte international exigeant.
