Coordinateur(trice) Front Office & Administration – Bureaux

À propos du poste

Une organisation composée de deux postes complémentaires recherche un(e) Front Office & Administration Coordinator pour ses bureaux. En collaboration avec le collègue en charge des People Services, vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise et le bon fonctionnement quotidien des bureaux, en suivant les services généraux, les fournisseurs, les infrastructures et la flotte automobile.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
• Gérer les fournitures de bureau, les commandes et les achats courants
• Suivre les fournisseurs et les factures, et coordonner les prestataires et les interventions techniques
• Veiller au bon fonctionnement des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs
• Participer à la gestion administrative du bâtiment, des accès et des équipements
• Organiser la logistique des réunions et des événements internes
• Suivre la flotte automobile : entretiens, réparations, contrôles techniques, pneus, documents des véhicules, cartes carburant et commandes/restitutions
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs
• Apporter un soutien ponctuel aux équipes et aux services

Profil recherché

• Diplôme de fin d'études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente
• Première expérience en accueil, secrétariat, assistanat administratif ou services généraux (atout)
• Maîtrise excellente du luxembourgeois, du français et de l'allemand, à l'oral comme à l'écrit
• Bonne maîtrise de Microsoft Office
• Qualités relationnelles, sens de l'accueil, organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités
• Polyvalence, réactivité, fiabilité, esprit de service et sens pratique

Ce que nous offrons

• Une fonction centrale et variée, en étroite collaboration avec le poste People Services
• Un environnement dynamique, innovant et ouvert, dans une culture conviviale et familiale
• Formation adaptée et perspectives de développement
• Package salarial attractif