Consulaire assistent(e) bij Belgische ambassade Luxemburg

Over de functie

Als consulaire assistent(e) ben je het eerste aanspreekpunt voor Belgische en buitenlandse burgers die de consulaire diensten van de Belgische ambassade in Luxemburg benaderen. Je werkt in een dynamische omgeving waar nauwkeurigheid en klantgerichtheid centraal staan.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontvangen en behandelen van aanvragen voor paspoort‑ en identiteitskaartvernieuwing.
• Inschrijven van nieuwe landgenoten binnen de consulaire jurisdictie.
• Uitreiken van documenten van de burgerlijke stand en certificaten.
• Beantwoorden van vragen per telefoon, e‑mail en aan de balie.
• Controleren en coderen van ingediende dossiers, inclusief authenticiteitscontrole.
• Opvolgen van dossiers en contact opnemen met burgers voor aanvullende informatie.
• Opstellen van attesten, certificaten, akten en andere officiële documenten.
• Bijdragen aan de organisatie van de verkiezingen voor Belgen in Luxemburg.

Gewenst profiel

• Minimaal een diploma hoger secundair onderwijs.
• Vloeiend in Nederlands en Frans (minimaal B2), zowel mondeling als schriftelijk.
• Teamspeler die nauwgezet, veelzijdig en klantgericht werkt.

Vereiste vaardigheden

• Goede beheersing van de klassieke kantoorsoftware (bijv. tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail).
• Kennis van Duits of Luxemburgs is een plus.

Wat wij bieden

• Een werkomgeving met een sterke teamgeest en coöperatieve aanpak.
• Een gevarieerde ervaring binnen een van de grootste consulaire posten van de Belgische diplomatie.
• Een vergoeding conform kennis en ervaring, volgens de Luxemburgse arbeidswetgeving.